Tipps & Infos für Ihre Hochzeit

Als musikalischer Hochzeitsdienstleister haben wir schon zahlreiche wunderschöne und besondere Hochzeiten erfolgreich begleitet. Uns ist daher bewusst, dass es – neben der Organisation des musikalischen Rahmenprogramms – noch viel weitere wichtige Dinge zu organisieren gilt um Ihre Hochzeit zu einem unvergesslichen Event werden zu lassen.

Um Sie bei Ihrem Fest der Feste nicht nur musikalisch zu unterstützen, möchten wir Ihnen hier einige Tipps und Informationen zum Thema „Hochzeit & Heiraten“ zur Verfügung stellen.


Hochzeitsplanung leicht gemacht


Um mit der Planung Ihrer Hochzeit nicht in Stress zu geraten, sollten Sie mindestens neun Monate im Voraus beginnen. Früher geht immer. Mit unseren Checklisten und Tipps möchten wir Sie bei dieser Planung unterstützen. Im Folgenden haben wir Ihnen den beispielhaften Verlauf einer Hochzeitsplanung zusammengetragen. Selbstverständlich gleicht keine Hochzeit der anderen und so gibt es auch sicherlich bei der Planung Ihrer Hochzeit Punkte zu beachten, welche evtl. mehr Vorlaufzeit benötigen. Bei unserem Beispiel gehen wir von einer kirchlichen Trauung mit anschließendem Sekt-Empfang, Abendessen und Abendprogramm aus.


9 Monate vor der Hochzeit


Der Hochzeitstermin

Beim Finden des perfekten Hochzeitsdatums gilt es einige Dinge zu beachten. Ihr Wunschtermin sollte z. B. nicht mit anderen Terminen wichtiger Gäste (z. B. Familie, Trauzeugen etc.) zusammenfallen. Darüber hinaus ist es wichtig Schul-/Semesterferien, Brückentage und Feiertage zu berücksichtigen. Hier ist die Wahrscheinlichkeit besonders hoch, dass viele Gäste absagen müssen.


Das Hochzeitsbudget

Alles steht und fällt mit dem finanziellen Rahmen Ihrer Hochzeit. Ihr Budget entscheidet über den kompletten Umfang und die Art der Hochzeit, die Gäste-Anzahl, die Hochzeitslocation usw. Selbstverständlich hat jedes Brautpaar eigene Vorstellungen von seiner Hochzeit. Hier also eine Liste mit möglichen Preisen zu veröffentlichen oder eine finanzielle Orientierung zu geben ist quasi unmöglich. Dennoch haben wir versucht Ihnen eine Checkliste zur Verfügung zu stellen, anhand derer Sie eine Übersicht über die einzelnen Kostenfaktoren Ihrer Hochzeit bekommen.

Hochzeitsbudget für Ihre Hochzeit Hochzeitsbudget


Gästeliste

Die Anzahl der Gäste beeinflusst die Kosten Ihrer Hochzeit maßgeblich. Erstellen Sie daher schon möglichst früh eine Liste Ihrer Gäste um die Kosten im Blick zu haben.


Umfang der Hochzeitsfeier

Wie groß möchten Sie feiern? Soll Ihre Feier in einer bewirteten Location stattfinden oder möchten Sie einen Partyservice beauftragen?


Kirche für die Trauung

Besuchen Sie die Kirchen in Ihrer Umgebung und reservieren Sie Ihre Wunschkirche frühzeitig. Es gibt mehr Brautpaare in Ihrer Umgebung als Sie denken. 🙂


Location für die Hochzeitsfeier

Beliebte Hochzeitslocations in ganz Deutschland oder auch Partylocations in der Schweiz sind schon sehr früh vergeben. Vergleichen und testen  (Probeessen!) Sie Hotels, Restaurants und weitere Locations für Ihre Hochzeitsfeier früh genug.


Trauzeugen

Machen Sie sich Gedanken über geeignete Personen im Freundes-/Familienkreis und fragen Sie nach deren Bereitschaft.


6-9 Monate vor der Hochzeit


Hochzeitsfotograf

Bei Hochzeitsfotografen ist es wie mit allen anderen Dienstleistern auch. Wer gut ist, ist früh ausgebucht. Kümmern Sie sich daher frühzeitig um die Buchung eines Fotografen.


Musik für die Hochzeitsfeier

Um eine Sängerin für die (kirchliche) Trauung, die Band für den Abend und den DJ für die Party danach sollten Sie sich bereits früh kümmern. Mit Gentle Session haben Sie einen Dienstleister gefunden, der alle musikalischen Bereiche abdeckt. Wir bieten Ihnen sogar unseren bandeigenen Kirchenorganisten.

Ihre Hochzeit steht und fällt mit der Musik. Aber wie finden Sie die „richtige“ Hochzeitsband die auch zu Ihnen passt? Um diese Entscheidung etwas zu vereinfachen, haben wir einige Punkte auflistet, nach denen wir die Hochzeitsband für unsere eigene Hochzeit auswählen würden.

Durchschnittsalter und Musikgeschmack der Gäste einschätzen

Wichtig bei der Wahl der Hochzeitsband ist das Durchschnittsalter Ihrer Gäste. Sie kennen Ihre Gäste und deren Musikgeschmack am Besten. Suchen Sie sich eine Band aus, die auch genau die Musik spielt welche Ihren Gästen gefällt.

Was gefällt Ihnen am besten?

Ihre Hochzeit – Ihre Musik! Wählen Sie eine Band aus, die auch vorallem Musik spielt die Ihnen als Hochzeitspaar gefällt. Schließlich ist es Ihr ganz besonderer Tag.

Repertoire der Band

Fragen Sie die Band im Voraus was sie für ein ungefähres Repertoire spielt. Auch Antworten auf die Frage wie eine Hochzeit normalerweise abläuft sind hier interessant zu hören. So merken Sie schnell ob eine Band viel Erfahrung mit Hochzeiten hat oder ob lediglich ein guter Webdesigner eine schöne Website gezaubert hat.

Technische Details im Vorfeld absprechen

Eigentlich ist das etwas was eine Band von alleine ansprechen sollte.

  • Wie lange soll die Band spielen?
  • Mit / ohne Hochzeitswalzer und wenn ja, live gespielt oder vom Laptop?
  • Wieviel Pausen sollen gemacht werden?
  • Soll in den Pausen Hintergrundmusik (Laptop) gespielt werden?
  • Bringt die Band sämtliche Ton-/Lichttechnik mit?
  • Vorabbesichtigung der Hochzeitslocation?

Location checken

Im Vorfeld gilt es abzukläre wo genau im Raum die Band stehen soll und ob dort genügend Strom-Anschlüsse vorhanden sind? Da Sie vermutlich kein Techniker sind und auch nicht sein müssen, sorgen Sie dafür, dass die Band diese technischen Details direkt mit dem technischen Ansprechpartner der Hochzeitslocation abklären kann. Eine Band benötigt – je nach Musikeranzahl – nicht gerade wenig Platz. Klären Sie mit der Band ab, wieviel Fläche sie benötigt. Denken Sie ebenfalls daran, dass zwischen Band und Gästen etwas Abstand sein sollte. Rechnen Sie in Ihre Planung genug Platz zum Tanzen ein. So sitzt dann auch kein Gast direkt vor den Lautsprecherboxen.

Sperrstunden oder Lautstärkebeschränkungen

In manchen Locations gibt es Auflagen für Livemusik (z. B. nur bis 24 Uhr). Klären Sie unbedingt vor der Buchung einer Hochzeitsband ab, ob Ihre Hochzeitslocation geeignet ist für Livemusik. Gerade zu späterer Stunde wird eine Hochzeit erfahrungsgemäß dann doch etwas lauter.

Gastspielvertrag

Als Letztes, aber am Wichtigsten ist es die besprochenen Abmachungen schriftlich zu fixieren. Verlangen Sie von Ihrer Band daher unbedingt im Voraus ein schriftliches Angebot sowie bei der Buchung dann einen s. g. „Gastspielvertrag“. Hier werden die Leistungen und Verpflichtungen der Band Ihnen gegenüber und umgekehrt festgehalten. So gehen Sie sicher, dass die Band an Ihrem Hochzeitsabend auch wirklich da ist und nicht kurzfristig auf einem – für die Band lukrativeren – Event spielt.


Rahmenprogramm für die Hochzeitsfeier

Sie wünschen sich einen Magier, möchten ein Feuerwerk oder weiße Tauben beim Auszug aus der Kirche? Informieren Sie sich früh über Angebote, evtl. rechtliche Richtlinien (z. B. bei Feuerwerk) und wählen Sie einen Anbieter aus.


Catering & Partyservice

Sofern Sie sich für eine Hochzeitslocation ohne eigene Gastronomie entschieden haben, sollten Sie nun Kontakt mit diversen Catering-Firmen aufnehmen.


Hochzeitslimousine & Hochzeitskutsche

Sie möchten von einer besonderen Hochzeitslimousine oder einer Hochzeitskutsche von der Kirche zur Hochzeitsfeier gefahren werden? Sammeln Sie Angebote und entscheiden Sie sich für einen Anbieter.


Hochzeitsgeschenke

Sobald Einladungen verschickt wurden, werden Ihre Gäste Sie nach Hochzeitsgeschenken fragen. Erstellen Sie am Besten eine Wunschliste, welche Sie bei neuen Ideen erweitern können.


5-6 Monate vor der Hochzeit


Save-the-Date

Noch bevor Sie die Hochzeitseinladungen verschicken, sollten Sie eine Ankündigung des Termins an die Gäste senden. So stellen Sie sicher, dass sich die Gäste den Hochzeitstermin freihalten können.


Flitterwochen

Haben Sie schon Ideen für Ihre Flitterwochen? Zur Vorbereitung für Ihre Reise gehört nicht nur die Buchung der Hochzeitsreise, sondern auch die Beschaffung und Aktualisierung von Reisedokumenten (Reisepass, Visum, Impfpass etc.).


Brautkleid, Hochzeitsschuhe und Accessoires

Brautkleider müssen meist individuell angepasst werden. Nehmen Sie sich daher Zeit für die Planung Ihres Hochzeitsoutfits (Brautkleid, Brautschuhe und Accessoires).


Besprechung der (kirchlichen) Trauung

Treffen Sie sich frühzeitig mit allen an der Trauung beteiligten Personen (Pfarrer, Musiker…) um mit ihnen die Details zum Ablauf der Trauung zu besprechen.


Hochzeitseinladungen

Machen Sie sich Gedanken zum Design und den Texten der Einladung und geben Sie den Druck der Einladungen in Auftrag.


Ablaufplan der Hochzeit

Besprechen Sie gemeinsam den Ablauf des gesamten Tages. Planen Sie genug Zeit für die einzelnen Programmpunkte ein. Ein möglicher Tagesablauf könnte wie folgt aussehen:
13:30-14:30 Uhr – kirchliche Trauung
14:30-15:30 Uhr – Gratulation vor der Kirche / Fahrt zur Location der Hochzeitsfeier
15:30-17:30 Uhr – Sekt-Empfang opt. mit Anschneiden der Hochzeitstorte
17:30-18:30 Uhr – Begrüßung in der Location, Plätze einnehmen…
18:30-21:30 Uhr – Abendessen (3-Gänge-Menü) mit Beiträgen der Gäste
00:00-00:30 Uhr – Käse-Buffet/Mitternachtswürstchen etc.
21:30-03:00 Uhr – Party mit Liveband und DJ


Florist

Blumen und Blumenschmuck sind elementarer Bestandteil der Hochzeit. Wie bei allen anderen Dienstleistern sollten Sie frühzeitig einen Floristen mit der Erstellung der Blumen-Deko und des Brautstraußes beauftragen.


Technik & Infrastruktur

Sie sollten sich über benötigte Technik und Infrastruktur informieren. Planen Sie eine Hochzeit im Freien, müssen Sie sich unbedingt um sanitäre Einrichtungen, Stromversorgung und einen Plan B bei schlechtem Wetter kümmern.


Internetseite

Eine Webseite zur Hochzeit hat viele Vorteile. So können Sie Ihre Gäste über das Datum, den Ablauf, die Anfahrt und Ihre Hochzeitswünsche informieren. Auch Infos zu möglichen Unterkünften sind sinnvoll. Zusätzlich kann man hier auf Online-Wunschlisten verschiedener Online-Händler verlinken.


3-4 Monate vor der Hochzeit


Hochzeitstorte

Vergleichen Sie Konditoren die sich auf Hochzeitstorten spezialisiert haben miteinander. Wichtig: Nicht nur die Optik, sondern auch der Geschmack der Torten sollte natürlich entscheidend sein.


Hochzeitsmenü

Spätestens jetzt sollten Sie wissen wie Ihr Menü aussehen soll. Wichtig ist jetzt auch die grobe Anzahl Ihrer Gäste, sowie die Besprechung von Alternativen für Vegetarier und Veganer.


Dekoration

Die Auswahl der Dekoration für Kirche und Hochzeitslocation steht an. Vorallem die Bestellung von Blumen sollte frühzeitig durchgeführt werden.


Gastgeschenke

Je nachdem was Sie vorhaben, sollten Sie langsam an die Bestellung der Gastgeschenke denken.


Festlegung der Hochzeitsredner

Von wem wünschen Sie sich eine Hochzeitsrede?
Erkundigen Sie sich bei möglichen Personen nach deren Bereitschaft.


Festlegung des Ablaufs von Trauung und Feier

Noch offene Grunddetails sollten jetzt fixiert werden damit Planungssicherheit beim Grundgerüst der Feierlichkeiten besteht.


Menükarten

Nachdem das Hochzeitsmenü ausgewählt ist, können Menükarten erstellt und gedruckt werden. Entweder selbst am PC zuhause oder über eine Druckerei.


Hochzeitsringe

Wählen Sie Ihre Hochzeitsringe jetzt schon aus. Die Anpassung der Größe sowie die Gravur benötigen Zeit.


Dienstleister informieren

Setzen Sie alle am Ablauf beteiligten Dienstleister und natürlich die Location über den genauen Zeitplan in Kenntnis.


Friseur

Vereinbaren Sie mit Ihrem Friseur einen Termin für die Hochzeitsfrisur, damit Sie die Frisur möglicherweise sogar noch testen können.


Hochzeitsanzug

Der Bräutigam sollte sich langsam für einen Hochzeitsanzug, ein passendes Hemd und eine schöne Krawatte oder Fliege entscheiden.


Tanzkurs

Die Hochzeitsfeier startet traditionell mit dem Hochzeitstanz des Brautpaars. Wenn Sie nicht regelmäßig tanzen, sollten Sie zumindest einen Hochzeitstanz lernen oder die Tanzschritte in einem Tanzkurs auffrischen. Viele Tanzschulen bieten hierfür speziell für Brautpaare Hochzeits-Crashkurse an, in denen Grundschritte zu den geläufigsten Tänzen (Walzer, Foxtrott, Discofox…) vermittelt werden.


2-3 Monate vor der Hochzeit


Hochzeitseinladungen versenden

Spätestens 6-8 Wochen vor der Hochzeit sollten die Einladungen versendet werden. Schreiben Sie die Rückmeldungen der Gäste in die Gästeliste. Bei Veränderung der Anzahl der Gäste sollten Sie frühzeitig die Dienstleister für die Hochzeitsfeier informieren (primär Essen und Catering).


Treffen mit DEM Hochzeitsfotografen

Treffen Sie sich mit dem Hochzeitsfotografen und begehen sie die Hochzeitslocation. Auf diese Weise können Sie im Vorfeld die gewünschten Hochzeitsfotos festlegen und sich vom Fotografen beraten lassen. Denken Sie an Alternativen im Falle schlechten Wetters!


Dienstleister kontaktieren

Sämtliche Dienstleister (im besonderen Location für Hochzeitsfeier und Anbieter des Hochzeitsmenüs) kontaktieren, sicherstellen, dass keine Fragen mehr offen sind und sämtliche Absprachen bestätigen lassen.


Kauf noch fehlender Accessoires

Für ein Brautkleid, Hochzeitschuhe und den Hochzeitsanzug sollten Sie sich bereits entschieden haben. Jetzt sollten die noch fehlenden Accessoires ausgewählt werden. Vergessen Sie auch nicht, das Ringkissen für die Hochzeitsringe zu kaufen.


2-4 Wochen vor der Hochzeit


Brautstrauß

Spätestens jetzt sollten Sie den Brautstrauß bestellen und mit dem Floristen das Aussehen bestimmen.


Erinnerung

Kontaktieren Sie telefonisch eingeladene Gäste, von welchen Sie bisher keine Rückmeldung über ihr Kommen erhalten haben.


Festlegung der Sitzordnung

Sie haben Rückmeldung von fast allen Gästen?
Dann steht der Festlegung der Sitzordnung nun nichts mehr im Wege.


Erstellung von Tischkarten

Damit jeder Gast den für sich vorgesehen Sitzplatz findet, sollten Tischkarten mit dem Namen des Gastes gedruckt werden.


Finale Anprobe des Brautkleides

Besuchen Sie den Hochzeitsausstatter zur finalen Anprobe des Brautkleides und der Accessoires.


Friseur

Zum Schneiden und evtl. Färben der Haare. Schaffung der Basis für die Brautfrisur am Hochzeitstag.


1-2 WOCHEN VOR DER HOCHZEIT


Hochzeitskleid abholen

Vereinbaren Sie einen Termin zur Abholung bzw. Lieferung des Brautkleides.


Finaler Kontakt mit Hochzeitsfotograf

Sie sollten dem Hochzeitsfotografen eine Liste mit gewünschten Aufnahmen zukommen lassen. Auf diese Weise wird am Hochzeitstag kein Foto vergessen.


Maniküre und Pediküre

Der Besuch einer Kosmetikerin sollte mind. sieben Tage vor der Hochzeit liegen.


Zahlung der Dienstleister

Evtl. erwarten manche Dienstleister eine Barzahlung. Bereiten Sie diese Zahlungen mit entsprechen Umschlägen vor.


Finale Gästeliste an Dienstleister

Senden Sie die finale Gästeliste an sämtliche Anbieter, deren Leistung abhängig von der Anzahl der Gäste ist.

Eintragen der Hochzeitsschuhe

Die Braut sollte ihre Hochzeitsschuhe eintragen, um böse Überraschungen am Hochzeitstag zu vermeiden.